La gestión de trámites ante las Administraciones Públicas puede delegarse legalmente en otra persona o empresa. Esta delegación se formaliza a través del apoderamiento electrónico, una figura clave de la Administración digital.
A continuación, respondemos a las preguntas clave sobre qué es un apoderamiento, cómo funciona el Registro Electrónico de Apoderamientos (REA) y cómo se gestiona en la práctica, especialmente en el ámbito de la Agencia Tributaria.
Qué es un apoderamiento electrónico
Un apoderamiento es un acto administrativo por el cual una persona física o jurídica (el Poderdante) designa a otra (el Apoderado o representante) para que actúe en su nombre para realizar determinados trámites ante las Administraciones Públicas, tanto de forma presencial como, principalmente, electrónica.
Qué es el Registro electrónico de apoderamiento
El REA (Registro Electrónico de Apoderamientos) es el registro oficial que inscribe estas representaciones. Pertenece a la Administración General del Estado (REA-AGE) y garantiza la seguridad jurídica al permitir a cualquier Administración consultar si una persona tiene o no poder para actuar en nombre de un tercero.
¿Cómo se gestiona un apoderamiento electrónico?
La gestión del apoderamiento (inscripción, consulta, renuncia, etc.) puede ser realizada tanto por el poderdante (quien otorga el poder) como por el apoderado (quien lo recibe). En ambos casos, es necesario identificarse electrónicamente, siendo el Certificado Digital (de persona física o de representante, según corresponda) la herramienta principal.
El registro para conceder el apoderamiento se puede realizar de dos formas:
- De manera Electrónica: A través del Punto de Acceso General de la Administración General del Estado (sede del REA-AGE).
- De manera Presencial: En las Oficinas de Asistencia en Materia de Registros.
Tipos de apoderamientos electrónicos
Al inscribir un apoderamiento electrónico en el RAE, es necesario categorizarlo en uno de estos tres tipos:
- Tipo A: Alcance general y múltiple. Apoderamiento para cualquier actuación o trámite ante cualquier Administración Pública.
- Tipo B: Alcance general y específico. Apoderamiento para cualquier actuación o trámite ante una sola Administración u organismo público concreto (ej. solo ante la TGSS).
- Tipo C: Para trámites concretos. Apoderamiento para la realización de determinados trámites o procedimientos definidos previamente (ej. solo para la presentación del Modelo 303 de IVA).
Cómo se solicita un apoderamiento electrónico
En primer lugar, si quien inicia el trámite es la persona apoderada, será necesario que aporte un poder notarial, o en su defecto, un documento firmado electrónicamente por ambas partes que haga constar la voluntad de la persona poderdante de autorizar el apoderamiento electrónico.
Por otra parte, pueden solicitar la inscripción tanto las personas físicas como las jurídicas.
- Las personas físicas pueden inscribir un apoderamiento de forma presencial o electrónica, con excepción de los casos en los que sea una persona física la que representa a una jurídica, en cuyo caso la comparecencia tendrá que ser electrónica.
- Si el apoderamiento lo va a hacer una persona jurídica, está obligado a relacionarse con la Administración de forma electrónica.
Por otra parte, es importante saber qué puede hacer online cada una de las partes. La persona que otorga el poder, por su parte, puede:
- Inscribir un apoderamiento para uno o más trámites
- Consultar sus apoderamientos.
- Ampliar la vigencia de los mismos.
- Revocar los apoderamientos.
La persona apoderada puede:
- Consultar los apoderamientos.
- Renunciar a los apoderamientos.
- Aceptar los apoderamientos.
¿Qué vigencia tiene un apoderamiento?
La persona que inscribe el poder establece la duración, pero la vigencia máxima de un apoderamiento no puede superar los 5 años a contar desde su inscripción en el REA-AGE.
- El poderdante puede solicitar prórrogas antes de la caducidad, pero la prórroga tampoco puede ser superior a 5 años.
- Una vez que se alcanza el límite máximo de cinco años, el apoderamiento caduca y debe inscribirse uno nuevo si se desea mantener la representación.
El apoderamiento entra en vigor cuando el apoderado lo acepta (tiene un plazo máximo de 20 días hábiles para aceptarlo) o cuando es validado por la Administración competente.
Apoderamiento electrónico en la Agencia tributaria
Si el poder se otorga para la realización de trámites en materia de impuestos, se puede gestionar en el registro específico de la Agencia Tributaria.
El procedimiento puede iniciarse de varias formas:
- Vía Electrónica: Mediante el uso del certificado digital del poderdante en la Sede Electrónica de la AEAT. Se puede dar de alta un poder general para trámites tributarios (GENERALNOT) o para trámites específicos.
- Vía Presencial/Documental: Mediante comparecencia personal en las oficinas de la AEAT o mediante la presentación de un documento público o privado con firma notarial.
Una vez iniciada la solicitud por el poderdante, el apoderado debe acceder a la Sede Electrónica de la AEAT para confirmar el poder recibido y finalizar el alta en el registro.
Procedimiento para gestionar un apoderamiento electrónico en la Agencia tributaria
En primer lugar, se presenta la solicitud de incorporación del apoderamiento al Registro para la realización de trámites y actuaciones en materia tributaria por Internet.
Esto puede realizarse mediante comparecencia, con el mencionado documento con firma notarial o a través de la Sede electrónica de la Agencia Tributaria. Es necesario especificar los trámites a los que se refiere el apoderamiento.
Finalmente, se deberá comprobar el contenido del apoderamiento. Si hay algún error, será comunicado al interesado para que, en un plazo de diez días, lo solucione. Una vez solucionados los errores, se podrá inscribir finalmente el apoderamiento en el Registro.
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