En la actualidad prácticamente todo el mundo conoce los beneficios de implementar la firma electrónica en un proceso de onboarding. Estos guardan relación con un aumento de la productividad, la monitorización de procesos, la reducción de costes y ofrecer una mejor experiencia a los empleados, entre muchos otros.
Sin embargo, más allá de esto, no siempre resulta fácil implementar este tipo de proyectos y conseguir que sean un éxito a largo plazo.
La implementación de una solución de firma electrónica en el proceso de onboarding puede parecer complicada en un inicio. Aunque lo cierto es que en realidad es bastante más sencillo de lo que podrías pensar si sigues algunos pasos clave. En este sentido, resulta importante estructurar de forma adecuada tu proyecto y determinar los objetivos que debes cumplir. Pero… ¿Por qué recurrir a estas soluciones? Te lo contamos todo en este nuevo artículo.
¿Por qué recurrir a esta solución?
Ofrecer una buena experiencia en el proceso de onboarding para los nuevos empleados es algo decisivo para el desarrollo y éxito de cualquier empresa. Es por ello que un proceso de onboarding, que es la forma de dar la bienvenida a la empresa, debe estar bien planificado. De este modo los nuevos trabajadores recibirán formación de manera rápida y eficiente, propiciando un aumento de la productividad significativo.
El principal objetivo de todo esto es el de ofrecer una buena experiencia a los nuevos trabajadores, lo que ayuda a mantener un nivel de satisfacción y compromiso más alto. Y en este sentido, contar con un sistema de firma electrónica para procesos como la firma del contrato y los documentos del onboarding es muy importante.
Se trata, por tanto, de una solución digital para que los equipos de recursos humanos ganen tiempo y eficiencia en tareas que pueden automatizarse. Estas tienen que ver fundamentalmente con imprimir y escanear documentos, enviarlos por correo, monitorear procesos y archivarlos. De este modo, este departamento puede centrarse en objetivos con más valor para la empresa.
Proceso de onboarding: qué tener en cuenta
A la hora de implementar un proyecto de firma electrónica pueden surgir muchas dudas antes de su implementación. Y entre todas ellas, hay dos que resulta vital tener claras: qué necesidades necesitamos cubrir durante le proceso de onboarding y qué firma electrónica queremos utilizar. A continuación te explicamos qué tener en cuenta en relación con estos aspectos.
Estudiar las necesidades
Lo primero que deberías hacer es estudiar las necesidades de tu proyecto de firma electrónica antes de ponerlo en marcha. Es importante que todo se realice de la forma más efectiva posible y para conseguirlo hay cuatro criterios que deberías evaluar para definir todo el proyecto:
- El alcance del proyecto de firma electrónica.
- Los procesos y flujos de firma de documentos.
- La legalidad de la firma electrónica y los posibles riesgos legales.
- La seguridad de los datos.
Qué firma electrónica usar
Una vez hayas podido determinar cuáles son las necesidades que deseas cumplir con la implementación del proyecto, llega otra parte de vital importancia: elegir qué tipo de firma electrónica utilizar. Cuando hablamos de firmas electrónicas existen tres tipos generalmente:
- Simple: ofrece datos en forma electrónica que se adjuntan y asocian con otros que el firmante puede utilizar para firmar.
- Avanzada: esta firma va un paso más lejos y debe estar vinculada al firmante de manera única para que este pueda identificarse.
- Calificada: se trata de una firma electrónica que se crea utilizando un dispositivo de creación de firma electrónica calificado, como la que se ofrece a través de CertificadoElectronico.es, y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica.
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