La firma digital se está haciendo cada vez una acción más común. Un proceso que permite poner nuestro sello oficial para identificarnos, de manera que quede claro que somos nosotros los que firmamos el documento. Existen muchas vías para conseguir tu propia firma digital, así que hoy no nos centraremos en explicarte cómo hacerlo.
Lo que sí que haremos, por contra, será explicarte cómo puedes utilizar esta herramienta de seguridad e identificación para tus mensajes. En concreto, para comunicaciones como los correos electrónicos. Así que si quieres saber cómo proteger un PDF con firma digital o cualquier otro documento, te contamos como hacerlo de forma rápida en esta publicación.
Firma digital vs firma estándar
Antes de explicar cómo proteger un PDF con firma digital o un correo electrónico, tenemos que ponernos en situación. Y para hacerlo, nada mejor que comprender de manera clara cuál es la diferencia real entre una firma estándar y una en formato digital. La gran diferencia tiene que ver con que un mensaje firmado con una firma digital proporciona una verificación de autenticidad del remitente. Mientras que una firma estándar también puede adjuntarse en un documento, aunque esto no es garantía de nada realmente.
Cómo proteger un PDF con firma digitalmente
Como mencionamos anteriormente, vamos a adentrarnos en el proceso de proteger un PDF mediante la firma digital, en particular, cuando se trata de correos electrónicos. La firma digital se ha convertido en un recurso invaluable para reforzar la seguridad de las comunicaciones electrónicas. En este contexto, nos enfrentamos a dos alternativas principales que se adaptan a diferentes necesidades y niveles de seguridad:
- Firma Digital para un Mensaje Individual: Esta opción implica utilizar la firma digital exclusivamente para un mensaje específico. Al optar por esta alternativa, puedes seleccionar mensajes críticos o confidenciales que requieran una capa adicional de seguridad. Al firmar digitalmente un mensaje, estás garantizando su integridad y autenticidad, lo que significa que cualquier receptor puede verificar que el contenido del mensaje no ha sido alterado y que proviene de la fuente indicada.
- Firma Digital para Todos tus Mensajes: Si buscas un enfoque más integral y consistente en cuanto a seguridad, puedes configurar tu sistema de correo electrónico para que aplique automáticamente la firma digital a todos los mensajes salientes. Esta estrategia asegura que cada correo que envíes esté protegido de manera uniforme, independientemente de su contenido o importancia. Esto puede ser especialmente útil para empresas y organizaciones que desean mantener un estándar elevado de seguridad en todas sus comunicaciones.
En ambos casos, el proceso de firma digital implica el uso de certificados digitales y claves criptográficas para verificar la autenticidad del remitente y proteger la integridad del mensaje. Al emplear la firma digital de manera adecuada, puedes estar seguro de que tus comunicaciones por correo electrónico están resguardadas contra posibles amenazas cibernéticas y garantizar la confidencialidad de la información transmitida. La elección entre estas dos alternativas dependerá de tus necesidades de seguridad y la naturaleza de las comunicaciones que realizas en línea.
Firmar un mensaje
Si trabajar con Outlook de Microsoft es bastante sencillo poder firmar un único mensaje a través del correo electrónico. Basta con seleccionar la pestaña opciones, dentro del grupo ‘Permisos’, y hacer clic en ‘Firmar mensaje’. Pero, ¿qué hacer si no ves estas opciones? No te preocupes porque te lo vamos a explicar.
Primero deberías hacer clic en ‘Opciones’ y después seleccionar ‘Más opciones’. Finalmente selecciona la opción ‘Configuración seguridad’ y activa la casilla de ‘Agregar firma digital a este mensaje’. Con eso solo tendrás que hacer clic en aceptar y después cerrar.
A partir de este momento ya debería aparecer la opción de firmar el mensaje. Así que de este modo es posible configurar tu firma electrónica para un solo correo electrónico.
Firmar todos los mensajes
Si prefieres que tu firma digital aparezca en todos y cada uno de los correos que escribas, también existe una opción para conseguirlo y ahorrar tiempo. Basta con seguir los siguientes pasos para lograrlo:
• En la pestaña ‘Archivo’ selecciona la opción ‘Opciones’ y luego ‘Centro de confianza’.
• Una vez abierto el centro de confianza de Microsoft Outlook haz clic en ‘Configuración del Centro de confianza’.
• Dirígete a la pestaña de seguridad y en correo cifrado activa la casilla ‘Agregar firma digital a los mensajes salientes.
Hecho esto podrás seleccionar opciones adicionales como elegir entre varios certificados. Una vez elegido el certificado a usar y configurado todo, solo tendrás que darle a ‘Aceptar’ para confirmar esta nueva configuración. Hecho esto, todos tus correos electrónicos a partir de ahora irán acompañados de tu firma digital.
