Los autónomos y empresarios tienen el deber de guardar las facturas, además de tener los comprobantes y tickets tanto de ingresos como de gastos para que puedan desgravar después. Te contamos por qué.
El guardar las facturas es una tarea indispensable y una obligación para los empresarios y autónomos. Pues, en una inspección de Hacienda, puede que te soliciten las facturas emitidas en un determinado período e, incluso, una factura podría llegar a utilizarse como prueba en un juicio.
También te conviene contar con los comprobantes de todas las facturas y tickets tanto de ingresos como de gastos para poder desgravar de las declaraciones de impuestos y ahorrarte unos cuantos euros. En este artículo te contamos cuáles facturas debes guardar, por cuánto tiempo, cómo se deben guardar y sus criterios. ¡Sigue leyendo!
¿Qué facturas debo guardar?
La Ley General Tributaria establece que debes guardar las facturas para hacer frente a posibles y eventuales inspecciones de Hacienda o de declaraciones de impuestos.
No obstante, hay que tener en cuenta algunas pautas para saber cuáles facturas debes guardar exactamente:
- Facturas emitidas por autónomos a terceras personas o recibidas por autónomos.
- Los justificantes de pago y de cobro.
- Los albaranes cuando en las facturas se hace alusión expresa a los mismos.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?
Los plazos para guardar las facturas se basan en criterios, ya que varía de acuerdo a la utilidad de la factura. Estos criterios son: criterio tributario, criterio mercantil y criterio penal. Este último se tiene muy en cuenta por lo que pueda ocurrir en un juicio donde las facturas pueden servir como prueba, por ejemplo. En detalle, estos son los criterios y el tiempo que deben guardarse las facturas:
Criterio tributario
De acuerdo con la Administración Tributaria, el plazo de prescripción de los impuestos es de cuatro años, desde que se declaró ese impuesto. Es por eso que se hace necesario conservar todas las facturas y la documentación relacionada por si Hacienda decide realizar una inspección administrativa.
Criterio mercantil
El art. 30 del Código de Comercio estipula que toda persona autónoma o empresaria tiene la obligación de conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros; salvo lo que pueda establecerse por disposiciones generales o especiales.
Criterio penal
En caso de un delito fiscal, las facturas pueden servir como evidencia en un juicio. Si bien un delito fiscal prescribe a los cinco años, según el art. 305 del Código Penal, la versión agravada del mismo se amplía a 10 años. Por lo que es aconsejable guardar estos documentos durante un período de 10 años ante un eventual conflicto judicial.
¿Cómo se deben guardar las facturas?
La Agencia Tributaria le da libertad a las empresas y autónomos para que puedan guardar las facturas de la manera que les parezca más cómoda. Así las cosas, se pueden guardar en papel o en formato electrónico, siempre y cuando esté garantizada la autenticidad de su origen, su legibilidad y la integridad de su contenido.
Asimismo, la ley establece que se deben conservar las facturas de una forma ordenada y guardarse de la misma forma, manteniendo su contenido original; lo que significa que además del formato material, Hacienda también tiene muy presente la forma en que se guardan las facturas.
Es decir, Hacienda sólo acepta que la factura esté correctamente custodiada si conserva indefectiblemente su forma original. En los casos de las facturas en papel, no se admiten fotocopias y, en los documentos digitales, tampoco sirven las facturas escaneadas.
De esta forma, las autoridades pueden conservar copias de las facturas (las originales las conservas tú), y sólo serán válidas las facturas creadas desde cero ya sea en papel o bien desde alguna herramienta digital.
Es por eso que, por ejemplo, una de las mejores alternativas para emitir y guardar las facturas son los software de facturación. Pues, pueden asegurar una preservación organizada del contenido, conservan su integridad y evitan que la empresa se exponga a posibles situaciones fraudulentas.
También permite ahorrar espacio físico, se reduce el riesgo de fuga o deterioro de los documentos, y se garantiza una disponibilidad inmediata de las facturas si algún organismo oficial las requiriese.
Esto va de la mano con la Ley Antifraude obliga a las compañías a emplear programas informáticos que impidan llevar una contabilidad B, es decir, que no se puedan eliminar facturas ni asientos contables a voluntad.
Así como te puedes ahorrar tiempo, desplazamientos -y quizás dinero- realizando tus trámites burocráticos de manera telemática. De hecho, puedes hacer muchas diligencias relacionadas con la Agencia Tributaria si accedes a su sede electrónica con certificado digital.
Ésta es una herramienta que acredita tu identidad virtualmente ante la AEAT y cualquier otra administración pública. Si no tienes un certificado, puedes pedirlo con CertificadoElectronico.es, te lo entregarán en minutos y, si quieres, te ayudarán a instalarlo en tus dispositivos digitales.
