En el ámbito empresarial también se hace un uso habitual del certificado digital. Es una realidad que el certificado digital se ha convertido en un recurso imprescindible para autónomos y empresas, permitiéndole firmar documentos electrónicos que son igual de válidos y auténticos que los firmados de forma manuscrita.
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¿Qué ventajas tiene usar certificado digital en el ámbito empresarial?
El certificado digital no es solo un requisito, sino una herramienta que ofrece importantes beneficios a tu empresa o actividad como autónomo. A continuación, te mostramos las principales ventajas que obtendrás al incorporarlo en tu gestión diaria:
- Ahorro de costes. Se reduce considerablemente el gasto, al no ser necesario el uso de papel, envíos de documentación física, etc, lo que además repercute positivamente en el medio ambiente.
- Mejora de la productividad y gestión empresarial. El certificado digital facilita muchas gestiones. Los procesos de autentificación y firma de contratos son más cortos.
- Identidad segura en internet. El certificado digital garantiza tu identidad al realizar trámites en internet, es fiable y seguro.
- Plena validez de los documentos firmados con firma electrónica. Tienen la misma validez legal que los documentos firmados de forma manuscrita.
- Ahorro de tiempo y burocracia. En las relaciones de las empresas con la administración y otras entidades, el certificado digital permite presentar tramitar todo tipo de expedientes sin desplazamientos.
- Mayor facilidad de horario para gestionar la empresa. Gracias al certificado digital, podrás realizar muchos trámites a cualquier hora del día, sin limitación de horarios.
- Cumplimiento legal. Mayor facilidad para cumplir los plazos legales, evitando sanciones o multas.
- Teletrabajo. Facilita el trabajo en remoto.
Trámites más comunes que se realizan con el certificado digital en el ámbito empresarial
El uso del certificado digital permite a las empresas realizar multitud de trámites de forma rápida y sencilla, desde cualquier lugar. Esto es posible, ya sea que el trámite lo realice la propia persona jurídica (la empresa) o se lleve a cabo mediante representantes o empleados autorizados, como gestores, asesores o apoderados. Esto garantiza que las gestiones se realicen de forma segura y legal, incluso cuando no las realiza directamente el administrador.
Entre los trámites más importantes, se encuentran los siguientes:
- A nivel laboral: instar y gestionar las altas y bajas de los trabajadores.
- A nivel administrativo: contabilidad, emisión de facturas, notificaciones, solicitudes de ayudas y subvenciones, etc.
- A nivel fiscal: Presentación y declaración de impuestos.
- Seguridad: Protección y aseguramiento de comunicaciones.
Trámites obligatorios que las empresas deben realizar con certificado digital
Es crucial entender que para las empresas, el uso del certificado electrónico no es opcional, sino un requisito legal. En sus relaciones con las administraciones públicas (estatal, autonómica y local), las empresas están obligadas por ley a tener y usar un certificado.
Esto es indispensable para cumplir con las responsabilidades fiscales y laborales, así como para interactuar de forma segura y auténtica con cualquier organismo oficial. No contar con él puede impedir realizar gestiones esenciales y acarrear sanciones.
Algunos de los trámites obligatorios son:
- Agencia Tributaria (AEAT): Presentar y liquidar impuestos como el IVA, IRPF y el Impuesto sobre Sociedades, solicitud de aplazamientos de pago, etc.
- Seguridad Social: Afiliación, altas y bajas, obtener informes de vida laboral, solicitar pensiones y otras prestaciones.
- Licitación de obras, subvenciones, otros: Presentar ofertas y solicitudes para optar a subvenciones y licitaciones públicas.
- Notificaciones Electrónicas: Tanto las notificaciones de la AEAT, como de otros organismos públicos, se realizan de forma obligatoria a través de medios electrónicos.
Como vemos, tener un certificado electrónico se hace necesario para las empresas, comporta grandes beneficios y es obligatorio para muchas gestiones.
Recuerda que, con tu certificado digital puedes hacer numerosos trámites evitando esperas y desplazamientos.
