La firma digital es el método de autenticación más seguro para identificar a una persona o entidad en el entorno digital. Se utiliza para rubricar documentos electrónicos, otorgándoles la misma validez legal que un documento firmado a mano, gracias al certificado digital. En esta guía actualizada para 2025, te mostraremos cómo firmar un PDF de forma correcta y segura.
¿Qué es un archivo pdf?
Por tener un poco de contexto, un documento PDF (Portable Document Format) es un formato de archivo creado por Adobe que permite presentar documentos manteniendo su diseño y estructura intactos.
La gran ventaja del PDF es que el formato está «incrustado». Esto significa que el contenido se verá y funcionará de la misma manera en cualquier dispositivo, plataforma o programa compatible, como Adobe Acrobat Reader. Esto soluciona los problemas de maquetación que a menudo ocurren con otros formatos, como cuando abres un documento de Word en otro ordenador y «se ha movido todo».
¿Cuántas veces has abierto un word que tú mismo has escrito en otro ordenador y se ha movido todo? Eso sí, el PDF se verá y funcionará de la misma manera en cualquier dispositivo o plataforma, siempre y cuando se tenga un programa compatible para abrirlo, Adobe Acrobat.
Firma Digital, Certificado y Tipos de Firma Electrónica
Antes de proceder a firmar, es fundamental entender la distinción y la validez legal de la firma que vas a aplicar. Cuando hablamos de firma digital con certificado, nos referimos a la más alta categoría legal: la Firma Electrónica Cualificada (QES).
¿Qué es una Firma Digital (Cualificada)?
Por si en algún momento las ves, las siglas en inglés de este tipo de firma son QES (Qualified Electronic Signature), es la forma más segura de firmar un documento digital y la única que tiene, por ley, una presunción de validez legal equivalente a la firma manuscrita en toda la Unión Europea, según el Reglamento eIDAS.
Los 3 Tipos de Firma Electrónica (Reglamento eIDAS)
El Reglamento eIDAS establece tres niveles de seguridad y legalidad para las firmas:
- Firma Electrónica Simple (SES): Es el nivel más bajo de seguridad. Corresponde a una identificación básica, como un usuario y contraseña en una página web, o un clic simple de «Acepto».
- Firma Electrónica Avanzada (AES): Ofrece un mayor nivel de seguridad, ya que permite identificar de forma inequívoca al firmante y está vinculada a datos que el firmante controla (p. ej., un código enviado al móvil). Se utiliza en muchos contratos online.
- Firma Electrónica Cualificada (QES): Es el nivel superior. Es una AES que además se genera mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas y se basa en un certificado digital cualificado. Es la única que goza de presunción legal de equivalencia a la firma manuscrita.
Requisitos Esenciales para Firmar un PDF en 2025
Para poder firmar un PDF con validez legal, necesitas cumplir dos requisitos fundamentales:
1. Disponer de un Certificado Digital Válido
Es el requisito principal. Debes tener instalado un certificado digital cualificado en tu dispositivo. En España, los más comunes son el Certificado FNMT (de persona física) o el DNIe.
- En Windows: El certificado debe estar instalado en el almacén de certificados del sistema operativo y ser accesible por tu navegador (Chrome, Edge, Firefox).
- En Mac: Debe estar instalado y ser accesible desde la aplicación Acceso a Llaveros.
2. Contar con una Herramienta de Firma
Aunque existen plataformas online, la manera más tradicional y segura (y la que permite validar la firma) es a través de software específico:
- Adobe Acrobat Reader DC: Es el programa estándar para abrir y firmar PDFs. Es crucial mantenerlo actualizado.
- AutoFirma: Es una aplicación gratuita del Gobierno de España, necesaria para firmar documentos en la mayoría de trámites con las Administraciones Públicas. Es una excelente alternativa a Adobe para aplicar tu certificado.
Actualización de Certificados Raíz en Adobe
Para garantizar la validez de las firmas que realices y que recibas, te recomendamos asegurarte de que Adobe Acrobat Reader tiene su lista de certificados raíz y subordinados de la Unión Europea actualizada:
- Abre Adobe Reader, ve a Edición y luego a Preferencias.
- Pulsa en la categoría «Administrador de confianza».
- En el apartado de «Actualizaciones automáticas de certificados de confianza aprobados por la Unión Europea», pulsa el botón «Actualizar ahora».
Pasos a seguir para firmar un PDF con certificado digital (Opción Adobe)
El proceso con Adobe Acrobat Reader sigue siendo la vía más universal. Los pasos son los siguientes:
- Abrir el Documento: Abre el archivo PDF que deseas firmar con Adobe Acrobat Reader DC.
- Iniciar el Proceso de Firma:
- Haz clic en Herramientas en la barra superior.
- Selecciona la opción Certificados.
- En la barra que se abre, pulsa en Firmar digitalmente.
- Seleccionar el Área: Haz clic y arrastra el ratón sobre el área del documento donde deseas que aparezca el recuadro de la firma.
- Seleccionar el Certificado: Adobe detectará los certificados instalados en tu sistema. Selecciona el certificado digital cualificado que deseas utilizar.
- Configurar y Firmar: Pulsa Firmar. El sistema te pedirá la contraseña o PIN de tu certificado digital (si la tiene) para autorizar el proceso.
- Guardar: Se te solicitará guardar una nueva copia del documento firmado. ¡Importante! Una vez firmado, el documento queda bloqueado para modificaciones, garantizando su integridad.
Validar la firma de un pdf firmado digitalmente con Adobe Acrobat Reader
Para asegurarte de que el documento firmado tiene validez legal, debes validar el estado de la firma.
- Abrir el Documento Firmado: Abre el PDF que acabas de firmar (la nueva copia).
- Revisar la Notificación: Adobe mostrará automáticamente una barra en la parte superior del documento con el estado de la firma. Si el certificado es cualificado y está vigente, indicará: «Firmado y válidas todas las firmas» (o similar).
- Validar manualmente: Si la barra no aparece, puedes hacerlo manualmente:
- Haz clic en el panel lateral de Certificados.
- Haz clic derecho sobre la firma digital en el documento y selecciona Validar firma.
El mensaje que se muestre es la prueba de que el documento cuenta con las mayores garantías de legitimidad, originalidad e inviolabilidad.
Tipos de Certificados Digitales en España
Los certificados se clasifican según su emisor y su nivel de seguridad, siempre bajo el paraguas del Reglamento eIDAS:
- Certificados cualificados: son certificados digitales que cumplen con los requisitos establecidos en el Reglamento eIDAS. Estos certificados ofrecen un alto nivel de seguridad y son válidos para realizar trámites administrativos y firmar documentos electrónicos con la misma validez legal que un documento firmado a mano. Un buen ejemplo es CertificadoElectronico.es, servicio que pertenece a la empresa Bewor Tech, entidad prestadora de servicios electrónicos de confianza
- Certificados No Cualificados: Son aquellos que no cumplen todos los requisitos eIDAS. Ofrecen un nivel de seguridad menor y solo son válidos para algunos trámites o para firmar documentos con menor nivel de exigencia legal.
Novedades en la Firma de PDF en 2025: Agilidad y Movilidad
En 2025, la tendencia es la agilización de la firma electrónica, impulsada por la integración de tecnologías en diferentes plataformas:
- Firma Simplificada en Adobe: La integración de herramientas de firma en programas como Adobe Acrobat Reader DC ha mejorado, permitiendo, en muchos casos, procesos más rápidos, casi «en un solo clic», si ya tienes el certificado preconfigurado.
- Servicios Móviles y Web: La gran novedad no es el software, sino el servicio. La popularidad de aplicaciones como Adobe Fill & Sign o plataformas de terceros (como DocuSign, o las propias de los Prestadores de Servicios Cualificados) permite firmar PDFs desde el móvil o tablet con plenas garantías. Estos servicios a menudo utilizan firma en la nube asociada a tu certificado, simplificando la instalación local.
¡Deseamos haberte ayudado a resolver tus dudas sobre cómo firmar un pdf con certificado digital! Te leemos en los comentarios. ¡Hasta pronto!
