¿Sabes firmar un pdf? La firma digital es un método de autenticación que permite identificar a una persona o entidad de forma segura. Se utiliza para firmar documentos electrónicos, dándoles la misma validez legal que un documento firmado a mano. En este artículo, te enseñaremos cómo firmar un PDF con certificado digital en 2025.
Qué es un archivo pdf
Por tener un poco de contexto, un documento PDF (Portable Document Format) es un formato de archivo que permite presentar documentos, de manera similar al Word. La diferencia es que en el pdf el formato está «incrustado», de manera que se abra donde se abra, el contenido no cambiará Esto, sin embargo, sí pasa con otros formatos de documento.
¿Cuántas veces has abierto un word que tú mismo has escrito en otro ordenador y se ha movido todo? Eso sí, el PDF se verá y funcionará de la misma manera en cualquier dispositivo o plataforma, siempre y cuando se tenga un programa compatible para abrirlo, Adobe Acrobat.
Qué es una firma digital
Puede que te preguntes qué es una firma digital, así que vamos a definirla antes de avanzar más sobre cómo firmar un pdf con ella. Cuando nos referimos a ella, estamos hablando de una firma electrónica cualificada. Se trata de la forma más segura de rubricar un documento digital garantizando tu identidad y aceptando el contenido de un documento, que en definitiva es la finalidad de una firma.
Por si en algún momento las ves, las siglas en inglés de este tipo de firma son QES (Qualified Electronic Signature), y su nivel de legitimidad es incluso mayor que la de la firma manuscrita. Este tipo de firma digital identifica al firmante gracias a tu certificado digital. Esta fiabilidad hace que la firma cuente con las mayores garantías de legitimidad, originalidad e inviolabilidad.
Existen otros dos tipos de firma electrónica, con niveles más bajos de fiabilidad y legalidad:
- Firma electrónica simple (SES). Tiene el menor grado de seguridad, y sería una identificación básica, como tu usuario y contraseña en una página web.
- Firma electrónica avanzada (AES). Tiene un mayor nivel de seguridad, ya que permite identificar de forma inequívoca y tiene un nivel alto de confianza, como un contrato firmado online con un carácter vinculante. Sin embargo, no tiene el grado de fiabilidad que alcanza la firma electrónica cualificada al estar vinculada al certificado digital.
Requisitos previos para firmar un PDF con certificado digital
Vamos a recordar algo que puede parecer obvio pero es muy importante: para firmar un pdf con certificado digital, el primer paso es disponer de un certificado digital válido. ¿Ya lo tienes? ¡Estupendo! Avanzamos entonces.
¿Y qué requisitos son necesarios para poder firmar un PDF con certificado digital es tener instalado Adobe Acrobat Reader DC?
Además en Windows es necesario tener instalado en tu navegador (Google, Mozilla, Edge…) un certificado digital para realizar la firma del documento.
Si tu ordenador es MAC, debes tener instalado en el Llavero el certificado digital para realizar la firma del documento.
También te recomendamos tener instaladas las actualizaciones de la lista de certificados raíces y subordinados en Adobe Acrobat Reader.
¿Cómo nos aseguramos de que Adobe Acrobat tiene su lista de certificados actualizada?
- Abre Adobe Reader y pulsar en Edición, y luego en Preferencias.
- Pulsa en la categoría «Administrador de confianza» y en el apartado de Actualizaciones automáticas de certificados de confianza aprobados por la Unión Europea pulsa el botón «Actualizar ahora».
- Cuando se actualice, mostrará un mensaje de «La configuración de seguridad se ha actualizado correctamente».
Pasos a seguir para firmar un PDF con certificado digital
Los pasos a seguir para poder firmar un PDF con certificado digital de la manera correcta son los siguientes:
- Abre el documento PDF que deseas firmar.
- Haz clic en Herramientas > Firmar > Firmar digitalmente.
- Selecciona el certificado digital que deseas utilizar.
- Haz clic en Firmar.
- Introduce la contraseña de tu certificado digital, si tiene una.
- Haz clic en Aceptar.
Validar la firma de un pdf firmado digitalmente con Adobe Acrobat Reader
Una vez firmado el documento, mantenlo abierto, ya que aún se debe validar la firma.
- Abre el documento PDF firmado.
- Haz clic en Herramientas > Certificados > Validar todas las firmas.
- Se mostrará un mensaje que indica si la firma es válida.
Una vez hayas terminado, tendrás tu documento PDF firmado con certificado digital.
¿Qué tipos de certificados digitales hay en España?
Los certificados digitales se clasifican en dos tipos según su nivel de seguridad:
- Certificados cualificados: son certificados digitales que cumplen con los requisitos establecidos en el Reglamento eIDAS. Estos certificados ofrecen un alto nivel de seguridad y son válidos para realizar trámites administrativos y firmar documentos electrónicos con la misma validez legal que un documento firmado a mano. Un buen ejemplo es CertificadoElectronico.es, servicio que pertenece a la empresa Bewor Tech, entidad prestadora de servicios electrónicos de confianza
- Certificados no cualificados: son certificados digitales que no cumplen con los requisitos establecidos en el Reglamento eIDAS. Estos certificados ofrecen un nivel de seguridad menor que los certificados cualificados y solo son válidos para algunos trámites administrativos y para firmar documentos electrónicos con un nivel de seguridad inferior al de un documento firmado a mano.
Actualización
En 2025, hay algunas novedades en el proceso de firma de PDF con certificado digital.
- Adobe Acrobat Reader DC ahora permite firmar PDF con un solo clic. Para ello, basta con hacer clic en el botón Firmar que aparece en la barra de herramientas.
- También es posible firmar PDF desde el móvil o la tablet. Para ello, existen aplicaciones como Adobe Fill & Sign o DocuSign.
¡Deseamos haberte ayudado a resolver tus dudas sobre cómo firmar un pdf con certificado digital! Te leemos en los comentarios. ¡Hasta pronto!
