Cómo hacer una firma digital en pocos pasos

Si necesitas saber cómo hacer una firma digital en pocos pasos, en este artículo te lo contaremos con detalle. ¡Solo necesitas tu certificado digital!

Fecha de publicación

2 Jun, 2022

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¿Sabes que puedes usar tu firma digital a través de tu certificado electrónico para poder firmar documentos digitalmente? En este artículo te contaremos cómo firmar en Word, pdf y online de manera muy sencilla. ¡Vamos allá!

Qué es la firma digital

En primer lugar, vamos a definir qué es una forma digital. Cuando nos referimos a ella, estamos hablando de una firma electrónica avanzada. Actualmente, se trata del método más seguro para acreditar tu identidad y aceptar el contenido de un documento, ya que de eso trata al fina y al cabo una firma.
Sus siglas en inglés son QES (Qualified Electronic Signature), y su nivel de legitimidad es incluso mayor que la de la firma manuscrita. La firma identifica al firmante gracias al certificado digital, de ahí la relación entre ambos. Esta fiabilidad hace que la firma cuente con las mayores garantías de legitimidad, originalidad e inviolabilidad.

Podemos distinguir la firma electrónica avanzada entre otros dos tipos de firma electrónica, con niveles más bajos de fiabilidad y legalidad:
– Firma electrónica simple (SES). Tiene el menor grado de seguridad, y sería una identificación básica, como tu usuario y contraseña en una página web.
– Firma electrónica avanzada (AES). Tiene un mayor nivel de seguridad, ya que permite identificar de forma inequívoca y tiene un nivel alto de confianza, como un contrato firmado online con un carácter vinculante. Sin embargo, no tiene el grado de fiabilidad que alcanza la firma electrónica cualificada al estar vinculada al certificado digital.

¿Qué utilidad tiene la firma digital?

Como hemos mencionado previamente, la firma digital cualificada destaca por tres características básicas. La identificación del firmante, el no repudio (no podemos afirmar que tú no has firmado el documento), y integridad de los datos. Algunos de los documentos que es más habitual firmar online a través de firma digital son:

  • Realización de la Declaración de la Renta a través de Internet.
  • Solicitudes en los registros electrónicos administrativos
  • Petición de la vida laboral.
  • Recepción de notificaciones electrónicas.
  • Firma de correos electrónicos.
  • Firma de facturas electrónicas.

Cómo firmar un documento de manera digital

Principalmente, la firma electrónica cualificada puede realizarse de dos formas:

– Instalando la aplicación autofirma en tu ordenador. La ventaja de esta opción es que puedes realizar la firma del documento sin tener que estar conectado a internet. Esta aplicación cuenta con un grado alto de fiabilidad, ya que proviene del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

– Firmar directamente online. Esta opción se utilizada especialmente cuando vas a firmar una solicitud o formulario, en especial de la Administración Pública que se encuentra online. Generalmente, es necesario integrar en el navegador un plugin de VALIDe que permite la firma. Por supuesto, en ese mismo navegador debe estar instalado el certificado digital para poder realizar la firma.

Cómo poner la firma digital en un documento de Word

Si quieres insertar tu firma digital en un documento Word, te contamos cómo poder hacerlo fácilmente. Aunque dependiendo de la versión de Word que tengas en tu ordenador, estos son los pasos comunes a todas sus versiones; y si en el caso del Word que tengas instalado alguna variación, ésta será mínima.

  • Haz clic en la pestaña Archivo de tu Word cuando tengas abierto el documento que quieres firmar.
  • Haz clic en la opción Información.
  • En la sección Permisos, pincha en Proteger documento. En el caso de que estés abriendo un Excel o un Power point; los pasos son los mismos.
  • Desde el menú, pincha en la opción “Agregar firma digital”.
  • Aparecerá una ventana emergente con un mensaje. Pincha en Aceptar.
  • Aparecerá un cuadro de diálogo que dice “Firmar”. Verás que hay un espacio para escribir titulado “Razón”. Escribe la razón.
  • Haz clic en Firmar.

Una vez hayas insertado la firma en el documento, aparecerá el botón Firmas. Es archivo será solo de lectura, de manera que se evitan futuras modificaciones.

Cómo firmar un documento pdf

Para firmar un documento pdf, tendrás que dar algunos pasos previos si es la primera vez que vas a hacerlo.
En primer lugar, asegúrate de tener instalado en tu ordenador el programa Adobe Acrobat Reader DC.
En segundo lugar, ten instalado en tu navegador tu certificado digital para poder firmar tus documentos.

Una vez tengas instalado Adobe Acrobat Reader DC y tu certificado digital, vamos con los pasos para insertar tu firma digital en un documento pdf.

  • Abre el documento pdf que quieres firmar.
  • En la barra de Herramientas, pincha en “Más herramientas”, que se representa con una llave inglesa y un símbolo +.
  • Se abrirán una serie de opciones entre las que verás “Certificados”, con el símbolo de una pluma y un galardón. Al añadirla, aparecerá en la barra de herramientas.
  • Cree un aspecto para la firma basada en certificado.
  • Usa la vista previa del documento de manera que se elimine el contenido dinámico del documento.
  • Pincha en Marca de hora de documento, y pincha en Más.
  • Selecciona Servidores de directorio en el lado izquierdo y haz clic en Importar.
  • Selecciona el archivo de metodología de importación/exportación y haga clic en Abrir.
  • Haz clic en el botón Propiedades de la firma para comprobar el estado de la firma actual.
  • A continuación, haz clic en Importar configuración del directorio de búsqueda.
  • Pincha en aceptar.

Así habrás configurado tu firma digital a través de tu certificado digital en tu documento pdf.

Ahora que sabes cómo utilizar tu firma digital a través de tu certificado digital, recuerda que puedes obtenerlo sin salir de casa y en minutos con CertificadoElectronico.es

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