El número identificativo fiscal (NIF) es uno de los pasos fundamentales para constituir una empresa. Lo puedes obtener más rápido por la vía telemática, te contamos cómo.
Crear una empresa o comenzar actividades mercantiles en España es un gran paso para emprender y dirigir un equipo, sin embargo, también conlleva cumplir con unas obligaciones y trámites fiscales que inician solicitando el NIF. En este blog te decimos el paso a paso que debe seguir una sociedad para pedirlo.
¿Qué es el NIF de una empresa y para qué sirve?
Es un número de identificación fiscal obligatorio para personas físicas, jurídicas y entidades sin personalidad que realicen actividades mercantiles y cualquier trámite tributario en España. Por ejemplo, emitir y recibir facturas por esos servicios.
El NIF debe tramitarse antes de realizar cualquier entrega, adquisición o venta de bienes o servicios o de la contratación laboral necesaria para el desarrollo de la actividad profesional. Hacienda es la entidad encargada de brindar este número, primero entregará uno provisional – en caso de necesitarlo de forma inmediata – y luego uno definitivo.
Este número se compone de una clave de nueve caracteres que garantizan la autenticidad de quien está detrás de ella:
- Una letra que representa la forma jurídica.
- Un número de siete dígitos que, en caso de personas físicas, coincidirá con su DNI; y en caso de persona jurídica, será aleatorio.
- Una letra de control que se calcula en función de los números que la preceden.
NIF provisional y NIF definitivo
Si tienes una empresa debes solicitar el NIF dentro del mes siguiente a la fecha de constitución, presentando en primer lugar el modelo censal 036 en la Agencia Tributaria; si la empresa (o sea tú o los representantes) no solicita el NIF, la Administración Tributaria podrá proceder de oficio a darles de alta en el Censo de Obligados Tributarios y a asignarles el que les corresponda.
Este modelo 036 está regulado bajo la Orden EHA/1274/2007 de 26 de abril, por la que se aprueban los modelos 036 de Declaración censal de alta, modificación y baja en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores; y el modelo 037 de Declaración censal simplificada de alta, modificación y baja en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores.
Una vez solicitado, Hacienda entregará un NIF provisional siempre y cuando la empresa se inscriba en el Registro correspondiente y aporte copia de la escritura pública o documento fehaciente de constitución inscritos en el registro público que sea procedente.
Mientras la empresa funciona con el provisional, junto al número aparecerá el término “en constitución”, durante este plazo la Agencia Tributaria podrá enviar un requerimiento a la empresa que, si no se atiende, Hacienda podrá revocar el NIF provisional y quedará sin validez.
Con el NIF provisional, los clientes y proveedores están informados de que la sociedad no se encuentra inscrita todavía en el registro correspondiente. Hasta que esto ocurra, la empresa se asimila a una ‘sociedad civil’.
Ya con el NIF definitivo, las operaciones comerciales como entregas, prestación, adquisición de bienes o servicios, percepción de cobros, abonos de pagos o contratación de personal laboral, ya adquirirán validez.
La inscripción de la empresa en el Registro es lo que le confiere la personalidad jurídica. Es decir, a partir de la inscripción, la sociedad pasa a considerarse una entidad separada de los socios, que responde por sí misma de los actos y reclamaciones que puedan ocurrir en la actividad mercantil. Mientras no se inscriba, son los socios los que responden, a pesar de estar firmada la constitución en el notario.
¿Cómo solicitar el NIF?
Sin más rodeos, te contamos que la solicitud del NIF puede realizarse de forma presencial, previa cita en Hacienda o por vía telemática, siempre y cuando tengas alta en el sistema Cl@ve PIN o se disponga de certificado electrónico. Este lo puedes conseguir rápido y en un clic con CertificadoElectronico.es y así te ahorras retrasos.
Paso 1: iniciar trámite presencial o virtual
Para iniciar la solicitud, debes entrar en el apartado de ‘Trámites’ de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria:
Luego, deberás rellenar el formulario según proceda y seguir las instrucciones del sistema para presentarlo, pudiendo también imprimirse y depositarlo en formato físico.
Al terminar de montar la solicitud y después de descargar el justificante, puedes consultar la notificación electrónica en la sede de la Agencia Tributaria con tu firma digital. En caso de no disponer de ella, Hacienda te lo comunicará en el domicilio que registres en la petición.
Documentación requerida
Junto con la entrega del modelo 036 debidamente cumplimentado, como persona jurídica debes presentar los siguientes documentos:
- Fotocopia del DNI o NIF del representante de la empresa.
- Modelo de representación en caso de que la solicitud no sea presentada por el representante legal.
- Original y fotocopia de la Escritura de Constitución de la sociedad.
- Certificado de Inscripción en el Registro Mercantil.
Cómo obtener el NIF definitivo
Para obtener el NIF definitivo tienes que acceder a la Agencia Tributaria en el apartado Cumplimentación, validación y obtención en PDF para la impresión del modelo 036, donde no se solicita firma digital alguna.
Deberás rellenar los datos correspondientes de las páginas 1, 2B, 3 y 8, atendiendo a los siguientes pasos:
- En la página 1 rellenar el nombre de la entidad y marcar la casilla 110 o la casilla 120 en caso de contar con NIF provisional y peticionar el definitivo. Al pie de la página, junto a la fecha y lugar, debe firmar el presidente o un apoderado con poder notarial.
- En la página 2B, cumplimentar las casillas referentes a la identificación de la entidad.
- En la página 3 identificar a los representantes legales.
Al final, tendrás que validarlo (botón parte inferior), generar el fichero PDF, imprimirlo y entregarlo en la Agencia Tributaria junto con la documentación obligatoria que no se haya aportado al solicitar el NIF provisional.
Otras normativas
Pese a que la comunidad de propietarios no fuera a realizar ninguno de los supuestos que requerirían su alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores, igual es obligatorio tener el NIF para las relaciones fiscales. Así, lo expresa la disposición adicional sexta de la LGT, en su apartado primero:
“Toda persona física o jurídica, así como las entidades sin personalidad a que se refiere el apartado 4 del artículo 35 de esta ley, tendrán un número de identificación fiscal para sus relaciones de naturaleza o con trascendencia tributaria… Reglamentariamente, se regulará el procedimiento de asignación y revocación, la composición del número de identificación fiscal y la forma en que deberá utilizarse en las relaciones de naturaleza o con trascendencia tributaria”.
En cualquier caso, es imprescindible para las empresas tener NIF para realizar prácticamente cualquier operación. Por ejemplo, para una cuenta bancaria.
Finalmente, para obtener un dato como el NIF se necesita hacer muchos trámites burocráticos que son más sencillos de realizar con un certificado digital; para ello cuenta con CertificadoElectronico.es, el modo más rápido de hacer tus trámites y evitar retrasos. ¡Lo obtendrás en minutos!
