¿Tienes que cambiar datos de cotización de un empleado? Cada vez estamos más habituados a realizar todo tipo de trámites online gracias a los beneficios que nos aporta el uso del certificado electrónico en nuestras vidas.
En la Seguridad Social siguen dando citas presenciales y atendiendo consultas telefónicas, pero su página web cada vez está más preparada para resolver cualquier situación online con certificado electrónico sin necesidad de asistir a una oficina.
Las empresas, asesorías y gestorías son las grandes beneficiadas con el sistema del certificado electrónico ya que pueden realizar todos los trámites en nombre propio o de terceros que les hayan dado autorización para su uso de forma rápida y segura.
En este artículo vamos a ver una función básica como es el cambio de datos de cotización de un trabajador en la Seguridad Social con Certificado Electrónico y que una persona sin formación cualificada no debe de realizar por su complejidad. Pero antes de eso, explicaremos diferentes nociones para entender su contexto.
¿Qué son los datos de cotización de un trabajador?
Los datos de cotización hacen referencia a la retribución que tanto empresas como trabajadores por cuenta ajena (empleados) y autónomos realizan al sistema de la Seguridad Social. Nadie está exento del pago ya sea en concepto de retenciones o cuotas mensuales y la recaudación se aplica a prestaciones como pensiones, enfermedades, subsidios por desempleo, etc.
Los datos de cotización comprenden:
- La Base de Cotización: Es la remuneración bruta que percibe mensualmente un trabajador por parte de su empleador (empresa o autónomo que lo tenga contratado) sobre la que se calculan las aportaciones que se realizan a la Seguridad social. La base se establece en función del sueldo bruto que cobre el trabajador dependiendo del grupo de cotización al que pertenezca.
- Grupo de Cotización: Según la categoría profesional y tipo de contrato que tenga un trabajador, su salario estará comprendido entre una base mínima y una máxima que se aplicará en la base de cotización. Los grupos son 11:
- Grupo 1: Ingenieros, licenciados y personal de alta dirección.
- Grupo 2: Ingenieros técnicos, Peritos y Ayudantes titulados.
- Grupo 3: Jefes Administrativos y de Taller.
- Grupo 4: Ayudantes sin titulación.
- Grupo 5: Oficiales administrativos.
- Grupo 6: Subalternos.
- Grupo 7: Auxiliares administrativos.
- Grupo 8: Oficiales de primera y segunda.
- Grupo 9: Oficiales de tercera y especialistas.
- Grupo 10: Peones.
- Grupo 11: Trabajadores menores de 18 años.
- Tipos de contrato: El tipo de contrato que tenga un trabajador contratado como temporal, a tiempo parcial, indefinido, prácticas, etc., también afectará a la cotización que realice a la Seguridad Social.
- Tipos de Cotización: Varía en función de las contingencias que cubran (comunes, horas extraordinarias, formación profesional, desempleo, etc.). Corresponde al porcentaje que se aplica sobre la base de cotización del trabajador para retener en su nómina como aportación a la Seguridad Social.
- Conceptos retributivos abonados (CRA): Tales como prorrateo de pagas extraordinarias, retribuciones en especie, pluses de transporte, etc., y que se tienen en cuenta para determinar la base de cotización.
Sistema RED
Una vez que hemos entendido qué son los datos de cotización y qué comprenden, es necesario indicar que, para realizar los cambios pertinentes en cualquiera de los apartados citados con anterioridad, es necesario hacerlo a través del Sistema RED (Remisión Electrónica de Datos) de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) con certificado digital.
¿Qué es el Sistema RED?
El Sistema RED es un servicio online que ofrece la TGSS para agilizar y simplificar todo tipo de gestiones sin necesidad de asistir a una oficina de la Seguridad Social y sin uso de papel físico.
¿Qué tipo de gestiones se pueden realizar en el Sistema RED con certificado digital?
Las gestiones que se pueden realizar en el Sistema RED son todas aquellas relacionadas con:
- Cotización: Presentar documentos de cotización, consultar cargos en cuenta y realizar pagos.
- Afiliación: Altas, bajas, consultar y modificar los datos de los trabajadores y obtener informes de vida laboral.
- Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS): Trámites de partes de bajas y altas médicas y certificados de maternidad y paternidad.
- Recaudación: Se puede domiciliar cuotas, gestionar aplazamientos y realizar pagos.
- Notificaciones/Comunicaciones: Las empresas y autónomos pueden recibir notificaciones de la TGSS, pudiendo acceder a ellas gracias a sus certificados digitales.
¿Quién puede acceder al Sistema RED con certificado digital?
Al Sistema RED puede acceder con certificado digital tanto las empresas como los autónomos y colaboradores sociales (asesorías y gestorías). Estos últimos pueden hacerlo a través de una autorización llamada “Autorizado RED” para operar en nombre de terceros.
Es importante saber que una empresa o autónomo que tenga contratados los servicios de un colaborados social, y por lo tanto le haya autorizado para actuar en su nombre, no puede realizar los trámites mencionados ya que el Sistema RED entiende que el Autorizado RED es quien opera en nombre del interesado y restringe las funciones que puede realizar la empresa o el autónomo.
Ejemplo de cambio de categoría profesional de un trabajador a través del sistema RED con certificado digital
Pongamos como ejemplo que una gestoría ha recibido la petición por parte de una empresa cliente de querer cambiar la categoría profesional, previo acuerdo con el trabajador.
El personal laboral de la gestoría accede al Sistema RED con el certificado digital que ostenta como autorizado RED. Selecciona el apartado “Afiliación” para, a continuación, introducir el número de afiliación a la seguridad social del trabajador.
Posteriormente, el Sistema RED despliega un abanico de opciones a realizar. Seleccionas la opción de modificar la categoría profesional, introduciendo el código que le corresponda dependiendo del convenio colectivo al que la empresa esté suscrita. El Sistema en ese momento envía un mensaje para que verifiques y confirmes el cambio. Por último, el Sistema RED genera un justificante con el cambio realizado para que puedas archivarlo.
