¿Durante cuánto tiempo hay que guardar las facturas? En este artículo explicamos los criterios y tiempos que establece la Ley General Tributaria para que las empresas conserven las facturas.
Quién está obligado a hacer facturas
Todo empresario o autónomo está obligado a hacer facturas por la venta de bienes o servicios en los siguientes supuestos:
- En caso de anticipos, salvo cuando se trate de ventas intracomunitarias de bienes exentos.
- Cuando su cliente es otro empresario o autónomo.
- Cuando su cliente lo solicita para fines tributarios.
- Para la exportación de bienes que están exentos de IVA.
- Para operaciones intracomunitarias.
- Cuando su cliente sea la Administración pública o una persona jurídica que no sea empresario o autónomo.
- Para la venta de bienes de montaje o instalación antes de ponerse a disposición en el territorio donde se aplica el impuesto.
- Para ventas que se realizan a distancia y ventas sujetas a impuestos especiales.
El emisor de la factura siempre debe guardar una copia y entregarle otra a su cliente.
¿Qué facturas debo guardar?
Una factura es un documento de carácter mercantil que indica una compraventa de un bien o servicio y que, entre otras cosas, debe incluir toda la información de la operación:
- El trabajo realizado.
- El precio de la transacción.
- El IVA y las retenciones.
Los empresarios y autónomos tienen obligación de guardar las facturas por dos motivos importantes:
- El Código de Comercio establece que debes conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes de tu negocio, ordenados, durante seis años.
- Las normas fiscales obligan a conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con las obligaciones tributarias.
Esto significa que deberás guardar todas las facturas, justificantes de pagos, cobros, información y documentos que hayas emitido a terceros, así como aquellos que hayas recibido al efectuar cualquier gasto, inversión o compra.
¿Durante cuánto tiempo debo guardar las facturas?
Existen diferentes criterios para definir un horizonte temporal en el que debemos conservar nuestras facturas:
Criterio tributario
Para saber hasta qué día hay que conservarlas, deberás acudir a la normativa de cada tributo. Allí verás cuándo se empieza a contar el plazo de prescripción y cuánto dura.
Pero en general, para la Administración Tributaria, el plazo de prescripción de los impuestos es de cuatro años, que empiezan a contar desde que se presenta la declaración de impuestos, de forma que durante 4 años desde la declaración de los mismos Hacienda podrá llevar a cabo una inspección y comprobar la documentación fiscal del empresario o autónomo.
Criterio mercantil
Según el artículo 30 del Código de Comercio, todo empresario está obligado a conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
Criterio penal
Es recomendable que guardemos durante un período de 10 años las facturas si estamos inmersos en algún proceso relacionado con delitos fiscales, ya que según el artículo 305 del Código Penal, la versión agravada no prescribe a los 5 años, sino que se amplía a 10 años.
Además, según la Ley 10/2010 de Blanqueo de Capitales los empresarios tendrán la obligación de guardar y conservar la documentación fiscal por un periodo mínimo de 10 años.
¿Cuál es el criterio del Impuesto sobre el Valor Añadido?
Debido a la importancia que mantiene este tributo en las facturas, es necesario realizar una exposición diferenciada sobre el mismo, ya que desde el punto de vista del IVA, como hemos visto en el criterio tributario, la normativa exige que las facturas se conserven hasta la prescripción del impuesto, que es de cuatro años, pero existen normas especiales que obligan a los empresarios a conservar las facturas relacionadas con bienes de inversión durante 4 años cuando se trate de bienes muebles y durante 9 años cuando se trate de bienes inmuebles.
Desde el año 2020, la jurisprudencia del Tribunal Supremo aclaró cuándo empieza a contarse el plazo de prescripción del IVA, dictaminando que comienza desde la presentación del modelo 303.
¿Cuál es la mejor forma para guardar las facturas?
Según el artículo 30 del Código de Comercio, todo empresario está obligado a conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros, de forma que no serán válidas las facturas escaneadas o fotocopiadas.
No obstante, la AEAT da libertad a las empresas y autónomos a la hora de elegir el método de custodia de sus facturas esto no quiere decir que debamos guardar todos los documentos en papel, ya que puedes conservarlos en formato electrónico siempre y cuando se pueda garantizar su autenticidad y legibilidad de todo su contenido.
Recuerda que si no tienes un certificado electrónico, con CertificadoElectronico.es puedes tener la absoluta tranquilidad de obtenerlo en el momento, así podrás realizar tus trámites sin necesidad de posponerlos a otro momento ni desplazarte de casa o la oficina.
