¿Tienes que validar documentos fuera de España como títulos académicos o tu carnet de conducir? Te contamos en qué consiste y cómo hacer estos procesos de legalización y apostilla de documentos oficiales en otros países.
La legalización y la apostilla son dos procedimientos relacionados con la autenticación de documentos utilizados en el ámbito internacional. La finalidad de ambos procesos es facilitar el intercambio de documentos entre distintos países dado el creciente flujo de relaciones internacionales.
¿Cómo legalizar y apostillar documentos? ¿Es siempre obligatorio? Aquí te explico brevemente en qué consisten:
La legalización de documentos oficiales fuera de España
La legalización es un acto administrativo mediante el cual se verifica la autenticidad de un documento público emitido en un país, para que tenga validez legal en otro país, comprobando que la firma estampada en un documento es auténtica y comprobando la calidad en que actuó quién firma dicho documento, pero no certifica ni el contenido ni el destino del documento; una vez verificado su autenticidad, se emite certificado de verificación.
Luego, el documento y el certificado de legalización deben ser presentados ante la autoridad competente del país receptor para su validación final.
Cuando un documento emitido en un país debe ser presentado en otro país que no forma parte de un acuerdo de simplificación de trámites, como la Apostilla (a continuación hablaremos sobre éste trámite), lo normal es que tenga que ser legalizado.
La legalización puede implicar diferentes etapas y requisitos según los países involucrados, y generalmente implica la intervención de las autoridades diplomáticas o consulares de ambos países.
La apostilla de La Haya
La Apostilla es un procedimiento administrativo simplificado de legalización estampando un solo sello y firma en los documentos.
Este proceso es solo válido en los aquellos países que son parte del Convenio de La Haya n.º XII, de 5 de octubre de 1961, de Supresión de la Exigencia de Legalización en los Documentos Públicos Extranjeros, más comúnmente llamado Convenio de la Apostilla, numerosos países se han adherido a este tratado que simplifica los trámites para el emisor y el receptor
Aquí podrás comprobar el listado de países adheridos a este Convenio: “Lista de países firmantes del Convenio de la Apostilla de La Haya”.
Este convenio establece un proceso de certificación estandarizado y simplificado para documentos públicos emitidos por las autoridades de un país, con el fin de que sean reconocidos en otros países miembros del convenio. La apostilla se aplica principalmente a documentos como actas de nacimiento, matrimonio, defunción, poderes notariales, diplomas académicos, entre otros, y se realiza ante el Ministerio de Justicia, a través de distintos organismos.
Qué documentos pueden apostillarse
- Documentos judiciales
- Documentos administrativos
- Documentos notariales: Recuerde que la apostilla de los documentos notariales corresponde, únicamente, a los Colegio de Notarios.
Documentos que NO pueden apostillarse
- Documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares.
- Documentos administrativos relacionados, directamente, con una operación comercial o aduanera.
Excepciones a la legalización y la apostilla
El Reglamento de la UE 2016/1191 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 6 de julio de 2016, por el que se facilita la libre circulación de los ciudadanos simplificando los requisitos de presentación de determinados documentos públicos en la Unión Europea, incorporó ciertas novedades, a saber:
1.- Están exentos de legalización o apostilla, determinados documentos que acrediten los siguientes hechos:
- a) Nacimiento
- b) Defunción
- c) El hecho de que una persona está viva
- d) Nombre
- e) Matrimonio, la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil
- f) Unión de hecho
- g) Cancelación del registro de una unión de hecho, su anulación o una separación judicial
- h) Filiación y adopción
- i) Domicilio o residencia
- j) Nacionalidad
- k) Ausencia de antecedentes penales
- l) Sufragio pasivo y activo en las elecciones al Parlamento Europeo o elecciones municipales
2.- Junto al documento en cuestión, se puede aportar un impreso oficial con traducción multilingüe, aunque también se admitirán traducciones juradas por personas habilitadas para ello.
3.- Los ciudadanos podrá seguir acogiéndose al resto de sistemas por los que se eximen de legalización a los documentos públicos, serán las distintas autoridades de los Estados miembros deberán continuar admitiendo los documentos apostillados que les sean presentados por los ciudadanos.
4.- Existen otros convenios que eximen de la necesidad de legalizar algunos documentos, como son, por ejemplo, el Convenio de Atenas o Convenio de Londres.
Formas de acceder a la legalización de documentos
En el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación: Es un servicio gratuito, y se puede llevar a cabo la legalización de documentos por tres medios:
- a) de forma presencial: Sin cita previa, en la sede del Ministerio en Madrid (Calle General Pardiñas,55); se podrán legalizar hasta 10 documentos (30 si son de empresas) por el propio interesado o en nombre de terceros hasta primer grado de consanguinidad acreditado con libro de familia, y en otro caso, con poder notarial.
- b) por correo certificado: mediante sobre Postal Exprés o carta certificada, dirigida al Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación; Subdirección General de Asuntos Exteriores y Cooperación; Servicio de Legalizaciones; calle General Pardiñas, 55 (esquina con calle Padilla); código postal 28006 – Madrid.
- c) a través de una gestoría: por medio de un gestor colegiado en cualquier Colegio Oficial de España.
Dependiendo del documento que vayamos a legalizar, debemos acudir a un organismo u otro; a modo de ejemplo, dejamos reseñados varios trámites, pero para una información más exacta y actualizada, se recomienda dirigirse a la página web del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
- a) Si es legalización de documentos extranjeros en el extranjero: a través de las Embajadas de España en otros países. Es la llamada Vía Diplomática.
- b) documentos extranjeros en España: se emiten por los Consulados y Embajadas extranjeros y se legalizan a través del Ministerio de Asuntos Exteriores.
- c) documentos españoles en España:
- c.1.) Emitidos por la Administración del Estado: Vía Diplomática a través del Ministerio de Asuntos Exteriores y después a las Embajadas y Consulados extranjeros en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.
c.2.) Si son documentos emitidos por Comunidades Autónomas, se harán a través de la Unidad de Legalización de la Comunidad Autónoma
c.3) emitidos por entidades locales (Ayuntamientos, Diputaciones, Cabildos, Mancomunidades y otros: en el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas y Embajada o Consulado extranjero en España - d) Notariales: ser legalizados por vía notarial, en el siguiente orden: notario, colegio notarial, Ministerio de Justicia, Ministerio de Asuntos Exteriores y Embajada o Consulado extranjero en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.
- e) Judiciales: se incluyen actas de nacimiento, matrimonio o defunción; certificados de capacidad matrimonial, fe de vida o estado; resoluciones judiciales, etc; todos ellos requieren la legalización por vía judicial. Los encargados de efectuarla son, en el siguiente orden: tribunales superiores de justicia de la comunidad autónoma, Ministerio de Justicia-sección Legalizaciones, servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, y embajada o consulado extranjero en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.
La apostilla electrónica
La Apostilla se puede solicitar por tres medios diferentes:
- Por Correo Postal
- De forma presencial: aquí encontrarás más información.
- De forma online: la Apostilla Electrónica es una versión digital de la apostilla tradicional en papel. En algunos países, se ha implementado un sistema electrónico para emitir y autenticar apostillas, lo que facilita el proceso y agiliza la tramitación de documentos.
Nos vamos a centrar en la Apostilla electrónica: ésta implica el uso de tecnología digital para certificar la autenticidad de un documento y su firma electrónica. Los documentos se escanean y se adjuntan de manera electrónica al proceso de apostilla. La firma electrónica del funcionario autorizado garantiza la autenticidad del documento y la validez de la apostilla.
Es importante tener en cuenta que la disponibilidad de la apostilla electrónica puede variar según el país. No todos los países han implementado sistemas electrónicos para la emisión de apostillas. Por lo tanto, es necesario verificar los requisitos y procedimientos específicos en el país correspondiente antes de apostillar documentos electrónicamente.
En España, solo es posible apostillar los documentos con firma electrónica que figuran en el listado de la sede electrónica.
Para solicitar la Apostilla de Documentos debemos contar con los mecanismos de identificación cl@ve, entre los que se encuentran lel certificado digital. Si aún no dispones de Certificado digital, puedes solicitarlo de forma rápida, segura y sin necesidad de desplazamiento con CertificadoElectronico.es
Accederemos al procedimiento desde la sede electrónica con nuestro certificado digital y una vez redirigido accedemos al formulario, donde debemos complementar nuestros datos, el país de destino de la Apostilla, el tipo de documento que queremos autenticar, y adjuntaremos el documento en sí, debiendo ser un documento público firmado electrónicamente y con código seguro de verificación (CSV).
Haremos el envío de la solicitud y a partir de ahí, podemos hacer un seguimiento del estado de nuestro expediente, descargándonos la Apostilla Electrónica mediante una contraseña que se nos facilita al hacer la solicitud. Tenemos 1 año de plazo para descargar la Apostilla.
