¿Te suena eso de los gastos deducibles? Si eres o estás pensando en ser autónomo, te interesa leer este artículo donde te contamos que gastos te puedes deducir ante Hacienda al pagar tus impuestos. El empresario individual (AUTÓNOMO) es una persona física que realiza en nombre propio y por medio de una empresa una actividad comercial, industrial o profesional.
Es una figura clásica en el mundo empresarial y constituye una de las formas más frecuentes de creación de empresa. Generalmente, se asocia con el autoempleo, dado que el propietario de la empresa es a su vez trabajador en la misma, independientemente de la actividad que desarrolle y del tipo de trabajo que realice.
A la hora de crear una empresa, esta figura suele ser elegida fundamentalmente por los comercios al por menor (tiendas de ropa, alimentos, papelerías, artículos de regalo, joyerías, quioscos de prensa, venta de aire acondicionado, ferreterías, etc.), y por profesionales como fontaneros, electricistas, pintores, decoradores, abogados, economistas, arquitectos, etc.
Sin duda, ser autónomo tiene muchas ventajas, pero también tiene inconvenientes, entre otros, la responsabilidad del empresario/a es ilimitada, responde con su patrimonio personal de las deudas generadas en la actividad empresarial, el autónomo ha de hacer frente en solitario a los gastos y a las inversiones, así como a la gestión y administración, etc.
Por ello, es de máxima importancia que el autónomo conozca qué gastos se puede deducir en sus declaraciones de IVA e IRPF, ya que, puede haber una diferencia considerable en la ganancia neta del autónomo en un año, dependiendo de si se ha deducido todos los gastos a no de forma correcta.
¿Qué son los gastos deducibles para un autónomo?
Aquí nos interesa la opinión de Hacienda.
Para Hacienda un gasto será deducible para un autónomo cuando es necesario para poder realizar la actividad profesional y el producto o servicio adquiridos sólo se pueden utilizar para el desarrollo de la actividad.
Por tanto, el gasto debe ser necesario y exclusivamente para la actividad, en caso contrario, no te lo podrás deducir en tus declaraciones, ya que Hacienda no va a aceptar que lo metas como gasto para pagar menos impuestos.
Por ejemplo, si para ejercer tu actividad necesitas contratar una línea telefónica que vas a utilizar en exclusiva para trabajar, la has contratado como empresario o profesional, te podrás deducir el gasto en su totalidad, lo que se traduce en pagar menos impuestos a Hacienda.
Por otra parte, si para tu trabajo y relacionarte con tus clientes, utilizas una línea telefónica que tienes en tu domicilio, y el contrato de línea es como particular, no te podrás deducir el gasto de teléfono.
¿Pero, qué gastos se puede deducir un autónomo?
Los gastos más comunes y básicos que puede deducir un autónomo de IVA e IRPF son, entre otros:
Alquiler de local u oficina de trabajo
Los gastos de alquiler te lo podrás deducir tanto en el IRPF como en el IVA. En el caso de que hayas alquilado un inmueble como oficina, almacén o tienda, podrás deducirte este coste en su totalidad, siempre y cuando el contrato esté a tu nombre y hayas informado a Hacienda previamente.
En el supuesto de que tu centro de trabajo sea tu propia casa, Hacienda también te permite deducirte un porcentaje de los gastos de alquiler, dependiendo de la parte de tu vivienda que uses para trabajar, no la totalidad.
Para ello será imprescindible que en el contrato de arrendamiento no se estipule de forma expresa la prohibición de utilizar la vivienda para fines económicos. Por ejemplo, si utilizas como oficina una habitación de 15 metros cuadrados, y tu casa mide 100 metros cuadrados, podrás deducirte un 15 % de los gastos de alquiler.
Los gastos de suministros: luz, agua, gas…
Estos gastos te lo podrás deducir tanto en el IRPF como en el IVA. En este caso, te podrás deducir la totalidad de los gastos por suministros cuando la actividad la realices es un local o inmueble de forma exclusiva.
En el caso de que trabajes en tu propia casa, al igual que ocurre con los gastos de alquiler, solo podrás deducirte una parte, en concreto, un 30 % de los gastos por consumos de suministros.
¡Cuidado! El 30 % se aplica sobre el porcentaje de metros cuadrados que usas para tu actividad, no sobre el total de la factura.
Ejemplo: Un autónomo utiliza una habitación de su casa para su actividad profesional, que mide 40 metros cuadrados, y la superficie total de la casa es de 100 metros. Se podrá deducir el 30% del 40%, total, que es la proporción del inmueble afecta a la actividad. Es decir, que se podrá deducir un 12% del total de la factura de suministro.
Lo que puede parecer poco, pero si vamos sumando factura a factura, es una cantidad importante al cabo del año que no debemos despreciar. Si nuestro gasto por suministros ha sido de 3.500 euros al año, podremos deducirnos 420 euros por ello.
Tanto si trabajas en caso como si tienes oficina para la actividad, para acreditarlo, tendrás que tener todas las facturas de suministros a tu nombre y en las mismas deberá constar la dirección correcta.
Telefonía e internet
Estos gastos te lo podrás deducir tanto en el IRPF como en el IVA. El teléfono fijo y la conexión a internet instalada en tu oficina o local comercial son gastos deducibles. ¡Ojo!, si trabajas en tu casa, es conveniente que contrates una línea nueva exclusivamente para tu actividad profesional, ya que si usas la misma línea para casa y trabajo, no podrás deducirte nada de este gasto.
Impuestos: IBI y basura
Estos gastos te lo podrás deducir en el IRPF:
- Sí el autónomo paga el IBI y el recibo de basura, podrá deducir la totalidad, salvo que la trabaje en su casa, que sólo podrás deducir estos gastos en el porcentaje correspondiente al espacio dedicado a tu actividad.
Comunidad de Propietarios
Estos gastos te lo podrás deducir en el IRPF:
- Si el autónomo paga la Comunidad de Propietarios podrá deducir la totalidad, salvo que la trabaje en su casa, que sólo podrás deducir estos gastos en el porcentaje correspondiente al espacio dedicado a tu actividad.
Cuota de autónomos
La cuota de autónomos que pagas a la Seguridad social te la puedes deducir totalmente en el IRPF.
Otros gastos
- Materiales, materias primas, bienes de inversión necesarios para la actividad, y amortizaciones:
Si por ejemplo necesitas comprar papel para tu oficina, te podrás deducir la totalidad del gasto, es lo que Hacienda llama “Consumos de explotación”.
Si necesitas una impresora para tu actividad, te podrás deducir el gasto en su totalidad, como “bien de inversión”, siempre que supere los 3.000 €. - Gastos de asesoría, contabilidad, o gastos derivados de otros profesionales:
Si contratamos a un asesor fiscal que nos lleva la contabilidad, la factura por sus servicios será deducible en IRPF e IVA.
Si contratamos los servicios de un abogado o los gastos de notaria, también podemos deducirlos en IRPF e IVA. - Vehículos: ¡OJO!, solo se podrán deducir los gastos de compra o uso de un vehículo cuando el vehículo se usa exclusivamente para la actividad profesional (por ejemplo, para entregar o repartir mercancías).
Si usas tu vehículo tanto de forma particular como profesional, no te puedes deducir nada en el IRPF.
Pero, Hacienda permite que en el IVA te deduzcas el 50 % de los gastos que te ocasione en vehículo, como reparaciones, revisiones, parkings, gasolina. - Dietas y viajes: Los gastos de hoteles, restaurantes, consumiciones, hoteles, transportes, gasolinera, desplazamientos, también podremos deducirlos, pero Hacienda no lo admite todo, y establece importes máximos que nos podremos deducir en algunos casos.
Hay que ser precavido y pagar con tarjeta, a poder ser vinculada a nuestra actividad profesional y pedir factura de todo. - Publicidad, marketing, página web:
Ejemplo: Los gastos de publicidad cuando publicamos un anuncio, ya sea en medios digitales u otros, y los de creación y mantenimiento de página web, son deducibles en su totalidad, tanto en IRPF como en el IVA. - Gastos de personal: Si tenemos contratados a otros trabajadores, podremos deducirnos todos los gastos de cotización a la Seguridad Social, pagas extraordinarias, indemnizaciones, cursos, desplazamientos.
- Seguros (médicos, oficina,etc.) gastos de cursos (matrícula, certificado de superación…), programas y herramientas online.
En algunos casos, Hacienda nos permite deducirnos un 5 % de gastos de difícil justificación.
¡Importante!: Recuerda que debes pedir y guardar factura de todos los gastos siempre que sea posible, ya que para poder deducirnos el IVA es fundamental tener factura, en caso contrario, si Hacienda te las pide y no las tienes, no podrás recuperar el IVA pagado.
Hay ocasiones en las que no tenemos factura, pero sí tickets, como ocurre con el bus o taxi, estos tickets los podremos deducir en el IRPF, pero no en el IVA como hemos dicho.
¿Cómo se deducen los gastos?
Hacienda tiene unos modelos para declarar IRPF e IVA, que debes rellenar y presentar en Hacienda dentro del plazo legal, los más usuales para los autónomos son los trimestrales de IRPF (modelo 130), e IVA (modelo 303), y los anuales: el resumen anual de IVA (modelo 390) y la Declaración de la Renta.
Entrando en la página web de la AEAT, tenemos disponibles todos los modelos de declaraciones y pago de impuestos, pudiendo entrar en su sede electrónica con nuestro certificado digital. Por último, recordaros que, como hemos visto hoy, a través de la sede electrónica de la AEAT, los autónomos pueden hacer numerosos trámites con su certificado digital.
